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什么是档案工作
一、档案工作的概念
 
  档案工作,简单地说就是用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项工作服务的工作。它的基本内容包括:档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。这是关于档案工作的传统的划分法,通常称为档案工作“七个环节”。档案工作是维护历史真实面貌的一项重要事业,包括档案事业管理和档案资源管理两项工作。
  1、档案事业管理:包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作,要对档案事业的方方面面进行统筹规划、组织协调、业务指导、执法监督。这方的职责由各级政府的档案行政管理部门来承担。
  2、档案资源管理;是对各种形态的档案进行具体的技术性管理,它又分为档案实体管理和档案信息管理。档案资源管理工作由各机关、各单位档案部门或文件中心以及各级、各类档案馆按照有关规定,分工负责。
  (1)档案实体管理,是指对档案的实体进行收集(归档)、整理、鉴定、保管、统计、调卷提供查阅等。
  (2)档案信息管理,是指对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、上网、提供信息查阅和咨询服务。
 
二、档案工作的基本内容
 
  通常所说的档案工作,是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作,即用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括以下几项:档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。也简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。各项档案业务工作解释:
  1、档案收集工作,就是把分散在各机关内部职能部门和个人手中的文件材料,按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾,它是档案工作的起点,是档案工作的第一个环节,也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。
  2、档案整理工作,是为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目,使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌,便于保管和利用。
  3、档案鉴定工作,是为了解决档案庞杂和只需要保存有价值的档案的矛盾。就是根据档案对今后各方面可能起的作用,通过甄别档案的价值,确定期保管期限,把已失去价值的档案剔除销毁。
  4、档案保管工作,是为了解决档案的不断毁损和需要长远利用的矛盾。由于自然和社会的各种原因,档案总是处于渐变性的自毁过程或者可能遭到突变性的破坏。档案保管工作的任务,就是克服与限制损毁档案的各种因素,努力延长档案的寿命,维护档案的完整与安全。
  5、档案的统计工作,是为了解决数量不清与要求心中有数的矛盾。就是通过以表册、数字的形式,揭示档案和档案工作的有关情况。
  6、档案的编目和利用工作。为了满足特定的各种利用要求,需要为提供档案准备好直接的辅助手段,并通过各种方式实际地提供档案和有关资料,这就形成了档案的编目和提供利用工作。
 
三、档案工作的基本原则
 
  《档案法》指出:我国档案工作“实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面利用”。维护档案完整与安全,便于社会各方面利用,是档案工作统一领导、分级管理的根本目的。统一领导、分级管理是我国档案工作的管理体制,有三层含义:
  为了适应社会主义事业发展的需要,统一指导全国档案工作,在长期的实践过程中,逐步地形成和确定了我国档案工作的基本原则,这个基本原则是:“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用”。
  这一原则的基本思想包括三个方面:
  第一、确立了档案工作的组织原则和管理体制----统一领导、分级管理,即以前常说的“集中统一地管理国家全部档案。”档案工作的统一领导,是社会主义社会的必然产物,它以社会主义的经济、政治制度为前提,并为它们的巩固、发展提供服务。具体地讲,就是:
  1、各单位各种门类和载体的档案,均由本单位档案室集中管理;档案中需要长远保存的,由各级档案馆集中保管。
  2、全国档案工作,由各级档案行政管理部门统一地、分层负责地进行指导和监督。
  3、全国档案工作统一于党的领导。
  第二、提出了档案管理的基本要求-----维护档案的完整与安全。维护档案的完整,有两个方面的含义:一方面,从数量上,要保证档案的齐全,不使应该集中保存的档案残缺短少;另一方面,从质量上,也就是从系统性方面,要维护档案的有机联系,不能人为地割裂分散,或者零乱堆砌。维护档案的安全,也有两方面的含义:一方面,力求档案本身不受损坏,尽量延长档案的寿命;另一方面,要维护档案免遭意外的破坏,不失密。
  第三、体现了档案工作的根本目的,规定了档案工作的主要标准----便于社会各方面的利用。社会各方面利用档案,是档案工作的出发点,并且支配档案工作的全过程。
 
四、档案工作的组织体制
 
  (一)档案管理工作机构的分类
  从广义上讲,目前我国档案工作组织由档案行政管理部门(即各级档案局)、档案资源管理机构(即各级各类档案馆、档案室)、档案教育科研学术机构、档案宣传出版机构、档案中介组织等几大类别组成。各种档案工作机构之间主要具有以下关系::
  一是国家档案局主管全国档案事业,对全国的档案事业实行统筹规划,组织协调,统一制度、监督和指导;
  二是上级档案行政管理部门对下级档案行政管理部门具有执法监督和业务指导关系;
  三是各级档案行政管理部门对本行政区域的档案馆、文件中心具有归口管理、执法监督和业务指导关系;
  四是各级档案行政管理部门对本行政区域内所有单位的档案(文件)工作具有执法监督和业务指导的关系;
  五是同一行政区域内的单位档案室、文件中心与相应的档案馆之间,具有依法移交和接收档案的关系;
  六是单位档案室与单位档案室之间具有协作关系。
  从狭义上讲,我国档案工作组织主要由档案局、档案馆、档案室三部门组成。
  1、档案行政管理部门(即各级档案局):
  按照《档案法》的规定,各级档案局的基本职责是在统一管理党、政档案工作的原则下,分层负责地掌管全国档案事务,对全国档案与档案信息管理工作进行监督、检查与指导。
  2、档案馆
  由国家综合档案馆、专业专门档案馆和部门档案馆构成。
  各级综合性档案馆是统一保管党组织和政府机关档案的管理部门,是各级党委和人民政府的科学文化事业机构,是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
  专业专门档案馆是指收藏某一方面、某一专业或某种载体形态档案的事业机构。目前我国已建立的专门性档案馆有中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、中国电影资料馆、中国现代文学馆、城建档案馆等。
  部门档案馆是指专门主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。目前我国已建立的部门性档案馆有外交部档案馆、交通部档案馆、铁道部档案馆、测绘档案馆、气象档案馆等。
  档案馆的基本任务是:集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料,维护历史的真实面貌,为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。具体包括:接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料,科学地管理;通过多种方式,积极开展档案资料地利用工作;参与编史修志的工作。
  3、档案室
  档案室是各机关、团体、学校、工厂、企业、事业单位等组织机构统一保存和管理本机构各部门形成的全部档案,并为本机构各项工作提供档案与档案信息服务的内部机构,有的机关称之为档案处或档案科。它是整个档案工作的基础:机关档案室是国家全部档案不断补充的源泉,整个国家档案的完整程度和连续积累,首先决定于档案室;在全国档案管理组织体系中,档案室是档案形成后首先提供利用、大量发挥现实作用的前哨;作为先期保管具有长远价值档案的过渡性机构,档案室为档案馆创造工作条件,尤其是对档案馆的档案质量具有决定性的影响。就目前来说,档案室是国家档案与档案信息管理组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
  档案室的基本任务是:集中统一地管理本机构各部门形成地各种门类和载体地全部档案,为本机构各项工作服务,为党和国家积累档案史料。具体包括:①对机构文书部门和业务部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。 ②接收和保管本机关各部门交来的档案材料,进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究,积极开展利用工作,同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料,配合档案提供利用。③定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。④在统一领导、分级管理的原则下,各专业主管机关对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。⑤贯彻执行党和国家档案工作的法律法规,提高档案工作的现代化管理水平及办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
  (二)档案管理工作机构的设置
  1、单位档案室——各级各类机关、团体、企业、事业单位和其它组织内设立档案室;
  2、文件中心——集中保管并提供利用机关、事业单位处理完毕的文件的机构。文件由文件中心管理的单位,原则上不再设立档案室;文件未纳入文件中心管理的单位,应设置档案室管理档案。
  3、各级各类档案馆——中央和各省、市、县综合档案馆(公共档案馆),中央和国家各部门档案馆,专门档案馆,企业档案馆;
  4、各级档案局——国家和各省、市、县人民政府的档案行政管理部门,《档案法》的执法主体。

五、档案工作的性质
 
  档案工作是一项专业性、服务性、机要性的工作,是实现社会主义现代化建设,开展历史研究,进行各项工作必要条件。做好档案工作,不仅是当前工作的需要,而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。其基本性质是:
  1、档案工作是一项管理性的科学性的工作
  一方面,就总的档案工作看来,档案工作是专门负责管理历史文献——档案的一种独立的专业,属于国家科学文化事业的组成部分,档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。另一方面,从特定的部门、一定单位的档案工作来看,它又是某种工作管理的组成部分。档案,就其保存和流转归宿的程序,可以分作档案室阶段和档案馆阶段。档案室保存的档案,是本单位职能活动的历史记录,档案室工作既是档案事业的组成部分,又是机关或单位秘书工作的一部分。
  2、档案工作是一项服务性的条件性的工作
  从档案工作同其他工作的关系来说,它属于一项服务性的、条件性的工作。档案工作虽然也是一项研究性的工作,但是档案部门研究档案、进行编著等活动,其主要目的还是为了更好地适应各界的利用需要,为党和国家各项工作提供档案材料。档案和档案工作来源于各项社会活动,又因各项社会活动的需要而存在,并在为各项社会需要服务中得到发展。档案工作的服务性,是档案工作赖以存在和发展的基本因素。
  3、档案工作是一项政治性的工作
  档案工作的政治性表现在档案为谁所有,为谁服务,受到什么阶级利益的制约。在我国,档案工作不是一般的服务性行业,它是巩固人民民主专政、维护国家机密和历史财富的重要阵地之一。在当前的社会主义现代化建设事业中,档案工作必须把工作重点切实地转移到为经济建设服务的中心上来。
  档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。档案中不少内容在一定时间和空间内具有机密性,要正确处理机要性和服务性的关系。档案工作的机要性,是由档案本身的特点以及国家利益所决定的。古今中外任何国家的档案工作都有一定的保密要求。