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档案知识  >>>  归档及归档工作
归档及归档工作
 
  一、什么是归档?
 
  归档是指各机关单位在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕后,不得由承办单位或个人分散保存,必须由文书部门或业务部门整理立卷,定期移交给机关单位档案室保存。在我国,"归档"已成为党和国家明文规定的一项制度。在正常情况下,机关单位档案室的收集工作主要是指机关内文件材料的归档。
 
  二、归档文件整理基本要求:
 
  收集齐全完整,遵循文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。收集工作是衡量档案室工作的重要标尺;文件之间的联系是多种多样的。在整理中,应根据文件具体情况,善于找出和保持文件之间相对紧密的联系。如区分全宗、全宗内按组织机构分类,都是保持文件在来源方面的联系;按问题分类,就是保持了文件内容方面的联系;按阶段或年度分类,就是保持了文件在时间方面的联系;按文件载体或形式分类,保持了文件在形式方面的联系。区分不同价值,重要的有长远利用价值的文件材料,需永久保管;在一段时间内有利用价值的定期保管;没有参考价值的不需归档。因此,要尽可能把不同保管期限的文件材料分开。整理的目的就是要便于管理和利用。
 
  三、如何判定归档范围?
 
  判定归档范围,归纳起来以三个为主,即以自己行文为主,以上下级隶属机关的来文为主,以内容与本单位有直接关系的为主。
 
  四、档案的分类
 
  根据档案的不同属性和科学管理的需要,可以将档案划分为不同的种类。比如:按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等;按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等;按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案;按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案;按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
  目前在我国,通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案、声像档案、实物档案,科学技术档案又分为产品档案、设备档案、基建档案和科研档案;专门档案按业务领域进行细分。
  档案分类的基本原则:一是科学合理,即分类原则统一,分类没有交叉;二是稳定,确定的档案分类不应经常变动。
  档案分类的基本要素:全宗、问题、保管期限、年度。
 
  五、归档的方式:
 
  (一)立卷归档:
  1、案卷及立卷归档的定义 :案卷是指机关工作中形成的大量文件在办理完毕后要加以系统的整理,整理的最终结果把零散的单份文件组合在一起,形成一个个文件数量不等的篇合体,这些文件的集合体就叫做案卷。这种把零散文件组合成案卷的工作就是文书立卷工作。立卷归档是指将办理完毕并具有查考保存价值的文件,依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位——案卷的工作过程。
  2、组卷归档的一般方法:
  (1)管理类文件材料一般采取以问题特征为主,结合其它(责任者、时间、文种、地区、通讯者)特征组卷。会议文件材料,一会一卷或数卷;工作计划、总结等文件材料一般按文种或责任者组卷;统计报表、名册等文件材料,按问题结合部门组卷;非诉讼案件的材料(含人民来信),可按问题和人名组卷,可一案一卷或数卷。
  (2)产品类、科研类、基建类、设备仪器类文字材料一般按所反映问题的有机联系结合时间组卷。文字材料较少或图样材料与文字材料密不可分时,图样材料与文字材料可混合组卷,一般文字材料排列在前,图样材料在后。密不可分的文字材料依次排列在一起。即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。图样材料按图样目录排列,没有目录的,按其内容反映对象的隶属关系和有机联系排列。
  产品文件材料一般按计划决策、设计、试制、鉴定、生产等阶段分别组卷。材料较少时,各阶段可合并组卷;材料较多时,可在各阶段内按问题、结构(部件或组件)或专业、系统分别组卷。机电产品图样材料按产品设计、工艺、工装分别组卷。
  (3)科研课题文件材料按科研课题研究阶段(立项准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用)分别组卷。
  (4)基建工程文件材料按基建项目立项、设计、施工、竣工四个阶段分别组卷。立项阶段文件材料按项目申报、地质勘探、工程征地、申照、招投标、工程监理等方面分别组卷。设计阶段文件材料按工程设计程序,即初步设计、技术设计、施工图设计三个阶段分别组卷。工程施工与竣工阶段文件材料,一般按单位、单项工程或专业分别组卷。
  (5)设备仪器文件材料按材料形成环节分别组卷。各个环节的材料较少时,可合并组卷;材料较多时,可按问题、专业、系统、工艺、部件等分别组卷。单体设备仪器文件材料,按其型号组卷。同型号的设备仪器文件材料,按其固定资产编号顺序分别立卷,一套图样材料的,归入第一台(套)设备仪器立卷。
  (6)会计类文件材料组卷应按照财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》进行。会计凭证由经办会计按形成时间顺序分别装订成若干册,一册为一卷;会计帐本一本为一卷;财务年报、季报、月报要分别装订成卷。
  (二)单件归档:
  顺其自然,单件归档。即顺应文件形成时的本来状况,按文件形成先后顺序以自然件为归档单位,逐件整理归档。既然要以“件”为归档单位,就首先要清楚“件”的含义。
  “件” 的含义——整理单位应为 “自然件”,即单份文件 .
  1、单份文件----单份文件,一份文件为一件。
  2、报表、名册、图册、书刊-----各种报表、名册、图册、书刊等,应按照其本来的装订方式,一册(本)为一件。
  3、正本与定稿-------文件正本与定稿一般应作为一件;定稿过厚不易装订的,也可单独作为一件;重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的,可将正本与历次稿各为一件。
  4、正件与附件-------正件与附件一般为一件;如果附件数量较多,或者太厚不易装订,也可各为一件。
  5、正文与文件处理单-------正文与文件处理单(包括文件处理表、拟办单、发文稿纸、签批条等)应作为一件。
  6、原件与复制件-----原件与复制件(包括复印件以及抄件等)应作为一件。
  7、转发件与被转发件------转发件与被转发件应作为一件
  8、来文与复文、去文与复文-----包括:请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。外单位的来文与本单位的复文作为一件,本单位向同级或上级单位的去文与这些单位的复文可以各为一件