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档案知识  >>>  档案的统计
档案的统计
 
  一、档案工作统计台帐
 
  档案统计,是指用表册、数字等形式,揭示馆藏(室藏)档案和档案工作情况的数量关系及发展的规律性。档案统计工作的内容概括起来主要有以下几项:
  1、档案工作规范化管理情况;
  2、档案工作人员情况;
  3、档案工作用房情况;
  4、档案保管和保护设施;
  5、室藏档案资料情况;
  6、档案数字化情况;
  7、检索工具情况;
  8、参考资料情况;
  9、档案资料利用情况。
 
  二、单位基本情况登记表
 
   略
 
  三、人名索引
 
  人名索引是指将档案馆(室)藏档案中涉及的人名及其简要情况著录下来,向利用者提供以人名为线索的一种查找性检索工具。
  人名索引从体例上可分为综合性人名索引和专题性人名索引,这里主要介绍专题性人名索引的编写。专题性人名索引,是以馆(室)藏全部档案或若干全宗档案为著录对象,按单份文件将某一专题涉及到的人名都著录下来,组成任免、奖惩、职称、离退休等专题人名索引,以满足利用者需求,达到查找准确、迅速的目的。
  人名索引条目的排列方法一般采用姓氏笔画排列法,即按照姓氏的首字笔画数,从少到多排列,当姓氏首字相同时,可依据姓名第二个字的笔画数多少进行排列。也可采用汉语拼音,四角号码等方法排列。
  人名索引编写方法:
  1、姓名:填写所需编制的某人物姓名
  2、序号:填写该人物文件材料的顺序号
  3、年度、月日:填写涉及某人的文件形成年度及具体日期
  4、内容摘要:填写文件材料标题主要内容(如任免为副局长)
  5、文件责任者:填写文件材料的制发机关
  6、目录号(分类号):填写原文件所在案卷的目录号(件为单位整理、无目录号的文书档案,这里改成保管期限)
  7、案卷号:填写原文件所在的案卷号(以件为整理单位的这里改成盒号)
  8、页号:填写原文件所在案卷页号(以件为整理单位的这里改成件号
 
  四、文号索引
 
  文号索引是指将档案馆(室)藏永久、长期保存的档案根据文件不同字、号分类著录下来,向利用者提供以专题为线索的一种查找性检索工具。
  文号索引以不同年代,不同全宗的档案为著录对象,将永久、长期保存的档案中有文件文号的部分先按相同字分开,再在同一字中按号顺序排列编制成规范表格,排列成有关文号信息的目录,以满足利用者需求,达到查找准确,迅速的目的。
  文号索引编写方法:
  1、年度:填写文件的形成年度
  2、文件字号:填写文件的发文字、号
  3、月日:填写文件的具体形成日期
  4、保管期限:填写文件材料是永久还是长期保管
  5、文件题名:填写文件材料的标题
  6、目录号(分类号):填写原文件所在案卷的目录号(分类号)
  7、案卷号:填写原文件所在的案卷号(以件为整理单位的这里改成盒号)
  8、页号:填写原文件所在案卷页号(以件为整理单位的这里改成件号)
 
  五、专题目录
 
  专题索引是指将档案馆(室)藏档案中涉及的重要的、利用多的内容简要著录下来,向利用者提供以专题为线索的一种查找性检索工具。一般单位应该编制2种以上档案专题目录。专题索引以不同年代、不同全宗的档案为著录对象,将档案中涉及的重要内容(会议记录、机构设置、干部任免、奖惩、各类统计资料等)分别编制成规范表格排列成有关专题信息的目录,以满足利用者需求,达到查找准确、迅速的目的。
  专题索引编写方法:
  1、索引内容:填写某个专题的名称。例:“会议记录”“干部任免”等
  2、序号:填写某个专题先后顺序号
  3、文件责任者:填写文件材料的制发机关
  4、文件题名:填写文件材料的标题
  5、发文日期:填写涉及某个专题的文件形成年度
  6、发文字号:填写文件的发文字、号
  7、全宗号:填写档案馆给该立档单位的代号
  8、目录号(分类号):填写涉及某个专题案卷的目录号(分类号)⑨案卷号:填写涉及某个专题案卷的案卷号
  9、页号:填写原文件所在案卷页号(以件为整理单位的这里改成件号)
  10、备注:填写须要说明的内容
  专题索引编制完后,为了便于检索每个专题,一般要求在专题索引前编制专题索引目录,将所索引专题的内容和在索引中的具体位置做出说明。
  专题索引目录编写要求:
  1、序号:填写专题在索引中的先后顺序
  2、索引内容:填写每个索引专题的内容
  3、所在页号:填写每个专题在索引中的位置
 
  六、档案利用效果登记表
  七、档案接收移交登记表
  八、温湿度测量登记表
  九、档案销毁清册
  十、档案查阅登记表