业务指导
站内搜索
服务平台
关注我们
档案知识  >>>  档案工作基本术语
档案工作基本术语
  国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是有史以来最早产生的文献之一,也是现代社会信息的重要门类。

定义 

  长期以来,国内外学者对档案定义有种种不同见解,在有关的法律法规和标准文件中也有反映。从档案概念内涵的构成要素而论,基本上分为两种类型:①限制型。强调具有永久保存价值的,并保存在档案馆等特定场所的历史文件才是档案。如国际档案理事会主持编纂的《档案术语词典》(1984)将档案定义为“由形成者或其职能的继承者为自己利用,或由适当的档案馆因其档案价值,而保存的经过挑选或未经挑选的非现行文件”。②宽舒型。不限定永久保存价值和保存地点等因素,保存在任何地方的、具有一定保存价值的历史文件,均为档案。如《法兰西共和国档案法》(1979)规 定:“任何自然人或法人,任何国家机关或组织,或任何私人机构或部门,在自身活动中产生或收到的文件整体,不管其形成日期、形式和制成材料,都是档案。” 中国鉴于全国拥有各级各类档案馆和大量机关单位档案室组成的网络体系,并对档案实行集中统一分级管理的体制,因而规定无论保存在机关档案室或国家档案馆 的,还是保存在个人手中的,需要短期、长期或永久保存的各种历史文件,都属于档案。

  从档案概念的属种关系而论,大致有3种主要模式的档案定义:
  ①以“历史记录”或“原始记录”为属概念。如吴宝康主编的《档案学概论》的表述为“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录”。
  ②以“文件”为属概念。如美国T.R.谢伦伯格著《现代档案──原则与技术》(1956)的档案定义为“经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用,业已藏入或者业已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件”
  ③以“信息”或“信息资料”、“信息载体”为属概念。如认为档案是人类社会实践活动中直接形成的、贮存备查的有序的信息载体。以“文件”为属概念的档案定义在国际范围内比较通行,从“信息”角度研究档案定义的趋势近年来有所发展1987年《中华人民共和国档案法》第二条规定:“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”这一条款并非一般的档案定义,而是明确国家管理档案的范围,限定于对国家和社会有保存价值的”,但它揭示了档案的本质属性,具备档案定义的基本要素,富有档案定义的理论意义,因而在中国以此为基础进行表述的档案定义较为通用。

特点和范围 

  ① 档案是由文件转化而来的历史记录。文件被使用和办理完毕之后,一部分随着记述、办事等现行功能的结束,失去其社会价值而被淘汰;另一部分由于对日后仍有查 考价值,则被选择保存下来成为档案。因此,档案与文件既有联系又有区别:文件是档案的前身,档案是文件的归宿和精华。这也决定了档案的本质属性及与其他文 献资料的不同。档案是原始的历史记录,不是事后编写的材料,档案以其记录性和原始性集于一体的特点区别于一般的历史遗物

  ②档案是各种机关组 织和个人在其特定的社会活动中积累而成的文件组合体。其产生与存在,始终渊源于专门的形成单位及其职能活动,并由此构成档案材料之间的内在联系。这一定向 积累性和历史联系性的特点,使得档案存在和运动的形态与其他资料有所不同,它要求尊重档案来源与内容等方面固有的联系,维护档案文件体系的历史面貌,才能 有效地发挥档案信息系统特有的作用。

  ③由于档案是历史的原始记录物,而非复制品,多具有单一性和稀有性。档案以其原始和孤本而珍贵的特点区别于其他出版 物,其保护和利用也有特殊的要求。④档案的种类和形式丰富多采,范围广泛(见档案分类) 一 些历史悠久、性质或载体比较特殊的档案,往往与文物、图书资料等有一定的转化关系或部分重合关系,即具有双重性或几重性。因此,在博物馆、图书馆和档案馆 均有所收藏。有的国家对此有法律规定,如《中华人民共和国档案法》规定:“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的,可以按照法律 和行政法规的规定,由上述单位自行管理。”“档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。”