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广东省 - 档案室安全保管保护条件建设指引

粤档发〔2016〕22号

广东省档案局关于印发〈档案室安全保管保护条件建设指引〉的通知


各地级以上市档案局、顺德区档案局,各省直和中直驻粤单位:
  现将《档案室安全保管保护条件建设指引》印发给你们,请认真学习并遵照执行。执行中遇到的问题,请径向省档案局馆室督导处反映。
  
广东省档案局
2016年5月30日
 
档案室安全保管保护条件建设指引 

 

  确保档案的安全保管保护,是贯彻落实中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》及我省实施意见的重要措施,是加强档案安全体系建设的首要任务,也是机关、团体、企事业单位档案工作的基本职责。为进一步加强档案安全管理,确保室藏档案资料安全,广东省档案局结合档案室工作实际,制定关于档案室安全保管保护条件建设要求的指引,请全省各级机关、团体、企事业单位(以下简称“各单位”)遵照执行。专门档案馆、部门档案馆、企事业单位档案馆参照执行。
 
  一、纳入规划、统筹安排。
  各单位应高度重视档案安全保管保护工作,切实加强档案室安全保管保护条件建设。各单位应将档案工作用房纳入本单位办公业务楼房新建(扩建、改建)和装修项目整体规划,按照经济、实用、安全的原则,做好设计施工与验收交付,充分满足档案工作用房面积充裕、功能齐全、布局合理、安全保密、利用便捷的需要。
 
  二、制度建设要求。
  档案室应建立档案保管、鉴定销毁、统计、利用、保密、责任追究、应急预案等工作规章与管理制度,明确相关岗位和人员职责,切实做好档案安全保管保护工作。
 
  三、档案用房功能要求。
  档案用房包括档案库房、阅览室、业务技术用房和办公室等。档案室应做到档案库房、阅览室、办公室“三分开”,布局合理,便于工作。业务技术用房包括档案接收室、消毒室、整理编目室、信息化技术室等。有条件的单位还应开辟陈列室(展览室)。条件不具备的单位,必须做到档案库房和阅览室、办公室“两分开”,阅览室与办公室相对分开。阅览室应有档案利用、保密、库房管理等制度全文或内容摘要上墙。库房内应有档案资料存放位置示意图和箱柜指引卡。
 
  四、档案用房布局要求。
  (一)档案库房、阅览室、业务技术用房、办公室应相互邻近,不宜相隔太远。 为便于安全管理,档案库房和阅览室应与其他档案工作用房设在同一楼层。
  (二)档案库房应避免西晒,墙体要求光洁、平整、不易生尘、坚固耐久,具有隔热、防潮、防尘、防火性能。档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所,锅炉房、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房不宜毗邻档案库房。通常不宜设置在地下或顶层。  
  (三)陈列室(展览室)应设置在适于观览的场所。应设置于人员流动量大的位置,可临近办公区或对外服务区。

  五、档案库房建设要求。
  (一)面积要求。档案库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间。库房应满足单位现藏全部档案和日后20年自行保管(不须向国家综合档案馆移交的部分)档案资料存储需要。
  (二)楼面及荷载要求。档案库房楼面应光洁、平整、耐磨,不易生尘,楼面的构造应设有可靠的防潮层。库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。楼面均布活荷载标准值不应小于5kN/㎡,采用密集架时,不应小于12kN/㎡。如果安装密集架时,楼面承载能力不能满足以上要求的,须进行安全加固处理。
  (三)库房净高要求。档案库房净高不应低于2.60m。当有梁和通风管道时,其局部净高不应低于2.20m。为防止溢水流入库房,室内比室外楼地面应高出20mm,并设置密闭排水口。当档案库房与其他用房同层布置且楼地面有高差时,应满足无障碍通行要求。
  (四)库房门窗要求。档案库房门窗既要便于通风,又要便于密闭。库房门应具备防火防盗功能,门与地面的缝隙不应大于5mm,宜采用金属防盗门,且门的防火等级为甲级;库房面积大的,应设两个门;每开间的窗洞面积与外墙面积比不应大于1:10;窗应为双层窗,开启窗应有密闭措施,设纱窗;当采用高窗时,墙的下部应增设通风口,通风口设金属网。档案库房不得采用跨层或跨间的通长窗。档案库房外门、外窗均应安装防盗网等安全防护措施。
 
  六、档案安全防护要求。
  各单位应建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系,切实采取防盗、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘、防磁、防污染、防腐蚀、防辐射、防汛、防台风、防失泄密、防电子病毒等措施,确保档案的绝对安全。
  (一)防盗:档案库房、箱、柜门应及时上锁。离开库房应及时关灯、关门、关窗。有条件的应安装视频监控及门禁系统。
  (二)防火:档案库房内严禁设置明火设施。档案库房应配备火灾报警和消防灭火系统,严禁存放易燃易爆物品,严禁吸烟。档案库房内的消防灭火系统应使用对档案无害的气体灭火材料或使用细水雾灭火系统,档案阅览室、业务技术用房和办公室等其他区域应使用对人员无害的灭火材料,并且尽量降低对电子设备的损害。档案用房装修设计应符合《建筑内部装修设计防火规范》GB 50222的有关规定,装修材料的耐火极限要满足档案用房的实际防火需求。
  (三)防雷:需充分考虑特殊载体档案及实物档案的防雷、防雷电波入侵,雷暴多发地区必要时可设置屏蔽层。具体保护措施要符合《建筑物防雷设计规范》GB 50057的规定。
  (四)防震:档案用房应避免设在结构刚度突变的薄弱楼层,其所在建筑的抗震设计应符合《建筑抗震设计规范》GB 50011的规定。
  (五)防水:库房内不应设置消防以外的给水点,给排水管道不应穿越库区,上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。
  (六)防潮、防高温:档案库房应有独立的温湿度环境。库房温度控制在14~24℃,每昼夜波动幅度不大于±2℃;相对湿度控制在45%~60%之间,每昼夜波动幅度不大于±5%。库房内应配备温湿度仪,应配备空调、除湿机等调温调湿设备。当温湿度超过标准时必须采取措施使之符合要求,档案库房安装单体柜式或壁挂式空调为宜。有条件的应采用独立的中央空调系统。
  (七)防虫、防霉:档案进库前宜作消毒处理。档案箱柜内应放置中草药防虫防霉产品,并定期更换。有条件的可配备库房空气净化系统、低温冷冻杀虫或真空充氮杀虫设备。禁止在档案库房内种养花草。
  (八)防鼠:库房门要安装防鼠板,窗户安装纱窗。管道通过库房墙面或楼、地面处均应用不燃或难燃材料填塞密实,其他墙身孔洞也应采取防护措施。
  (九)防光:档案库房外窗应安装防光和防紫外线窗帘,避免阳光直射档案。库房宜选用乳白色防爆灯罩的白炽灯作人工照明光源,照度不超过100勒克斯。
  (十)防尘:档案库房及箱柜应保持整洁、无灰尘,箱柜、地面要用吸尘器、拧干的抹布、拖把清洁。库房内严禁存放杂物。
  (十一)防磁:计算机磁带、录像带、录音带等磁性载体档案的贮存与保护应符合《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T 15的规定。
  (十二)防污染:档案库房应防止有害气体和颗粒物对档案的危害。档案用房不得临近餐厅,远离储存或中转潲水、垃圾等污染物的用房和站场。
  (十三)防腐蚀:应定期对金属档案柜表面涂层情况进行检查,防止因涂层脱落造成柜体锈蚀,以及对档案实体及卷盒产生腐蚀。沿海地区还应注意防止海风对建筑材料、库房门窗、档案装具及档案实体的腐蚀作用。
  (十四)防辐射:对档案工作用房环境进行防辐射监测和治理,避免对档案实体和档案设备及档案工作人员造成强辐射影响。
  (十五)防汛:汛期应做好档案库房、门厅防汛截堵,楼顶防渗防漏,确保库房周围排水系统通畅。遭遇洪涝灾害风险大的档案工作用房,应提前或及时做好档案安全转移工作。
  (十六)防台风:台风地区的档案库房,应在防汛基础上,做好对库房门窗及外墙有关线路和设备等的加固改造。台风来临前应采取有效措施全面封堵门窗缝隙,防止雨水倒灌或进入档案工作用房。档案资料须入库上架,不得放置在地面或临近窗户,并采取措施确保不散落。
  (十七)防失泄密:切实做好档案实体、信息及网络系统的安全保密防范工作。严防把涉密文件、档案传输到非涉密网络上。做好档案信息系统安全等级保护和分级保护工作。加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理,按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求,严防文件、档案在传输过程中失泄密。有条件的应将涉密文件存放在专门库房管理。
  (十八)防电子病毒:切实做好档案数据整理与迁移过程中的防电子病毒工作,积极采取“双套制”模式及异地异质备份措施,确保档案数据资源的安全有效。

  七、档案装具及设备要求。
  (一)档案柜、架应牢固耐用、数量充足,并符合《档案装具》DA/T 6的规定。
  (二)档案柜、架安装要求:主通道净宽不应小于1.0m,两行间净宽不应小于0.80m,顶端部与墙的间隔不应小于0.60m。库房内柜、架应成行垂直于有窗的墙面,外墙采光窗宜与档案柜、架间的通道相对应,当无窗时应与管道通风孔开口方向相对应。
  (三)卷皮、卷盒的印制使用应符合《无酸档案卷皮、卷盒用纸及纸箱》DA/T 24的规定。为保证质量,采用本地区档案部门统一印制或推荐的档案卷皮(盒)为宜。
  (四)录音、录像、唱片、软盘、X光片、光盘等特殊载体档案,应配备防磁柜或恒温恒湿柜,并按规定定期进行安全质量检查。
  (五)档案室应配备档案工作专用、配置较高的计算机、打印机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、数码照相机、网络及存储设备等。

  八、档案信息化建设要求。
  (一)电子档案管理要求。单位开发或采购档案管理软件,应符合国家档案局、中央档案馆印发的《档案管理软件功能要求暂行规定》。在建立和完善办公自动化系统时,应按照中办、国办印发的《电子文件管理暂行办法》要求,对单位电子文件管理进行统筹规划,并在办公自动化系统中充分满足电子文件归档与管理的功能需求,实现文档一体化管理。按照国家档案局印发的《数字档案室建设指南》或《企业电子文件归档和电子档案管理指南》要求,进一步提升数字档案资源的管理和利用效能。
  (二)档案数字化要求。各单位纸质档案数字化加工处理应符合《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31的规定,档案移交单位还应满足同级国家综合档案馆的有关质量标准要求。单位将档案委托外包机构进行数字化加工时,应符合国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》要求。单位数字化档案数量较少、数字化加工场所达不到规范要求的,可委托本地区档案部门集中统一加工处理。