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校内规章  >>>  广东外语外贸大学学籍档案管理实施细则
广东外语外贸大学学籍档案管理实施细则
(2009年广外校[2009]29号印发)
 
第一章  总  则
 
第一条  为加强学籍档案的规范化管理,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等有关法律法规,结合本校实际,制定本实施细则。
第二条  本实施细则所指学籍档案是指经过考试合格、招生部门正规录取,并办理入学手续后取得正式学籍的学生从入学到毕业离校期间形成的具有保存价值的各种形式的材料。它是学生在校受教育期间的学籍、成绩、毕(结)业等情况的重要凭证,必须齐全、完整和真实。
第三条  学籍管理是学校教学管理工作的重要组成部分,要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍管理文件材料进行收集、整理、归档,移交学校综合档案室保存。
第四条  本实施细则所指学生包括研究生、本科生、专科生及其他有正式学籍的学生。
 
第二章  学籍档案的归档
 
第五条  学籍档案的归档范围及保管期限:
(一)入校情况材料
招生录取名册(长期)
(二)在校情况材料
1.学籍表(永久);
2.成绩单(含成绩变更、毕业审查和学位评定结果)(永久);
3.在校学生名册(永久);
4.学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学等)(长期);
5.学生奖惩材料(长期);
6.本科生优秀毕业论文(设计)集(长期);
7.博士、硕士研究生学位论文、论文导师评语、学位审批材料(长期)。
(三)毕业情况材料
1.毕(结)业生名册(含换发证书情况记录)(永久);
2.就业去向登记表(永久)。
(四)其他具有保存价值的学籍材料
第六条  其他未归档学籍材料由各教学单位、教务处及相关单位自存备查。
第七条  学籍档案的归档单位:
(一)研究生学籍档案由研究生处负责归档;
(二)本、专科生学籍表、成绩单(含成绩变更、毕业审查和学位评定结果)由各所在教学单位负责归档,学生奖惩材料以校内发文为准,其他学籍档案由教务处负责归档;
(三)就业去向登记表由就业指导中心负责归档;
(四)留学生学籍档案由留学生教育学院负责归档;
(五)夜大、函授、自考等继续教育类学生的学籍档案由继续教育(公开)学院负责归档;
(六)其他具有保存价值的学籍档案由所在教学单位和相关部门负责归档。
第八条  学籍档案的归档时间:
学籍档案在次学年的寒假前归档。
第九条  学籍档案的归档要求:
(一)纸质材料与电子文档及其他各类特殊载体材料同步归档,各类材料应质地优良、声像清晰、干净整洁、无破损。
(二)手工书写材料应使用字迹较耐久的黑色或蓝黑色钢笔或签字笔填写,禁止使用圆珠笔、铅笔填写。字迹要求工整清晰。
(三)所有归档材料均需归档单位负责人、经办人签名,并加盖印章后才能归档。
(四)所有归档纸质材料有效页均需标注页码,除去易生锈金属物;不得随意涂改,如有修改,均应由修改人在更改处签章。
(五)学籍表归档要求
1.学籍表中的照片要用原件,休学、退学、复学、转学、辅修、转系、出国、提前毕业等学籍变更情况需正确填写完整,休学学生的学籍表在其入学所在班级和复学所在班级中均应登记;
2.学院公章及教务员或经办人签名均加盖和标注在学籍表封面;
3.在学籍表封二要附上与学籍表内容顺序一致的学生名单。
(六)学生补考成绩、成绩变动、毕业审查和学位评定结果必须在成绩单相应栏目注明。成绩单装订成册与学籍表一同归档。
(七)换发证书、补授学位等情况必须在毕(结)业生名册中标注。
 
第三章  学籍档案的整理
 
第十条  教务处负责指导和了解各单位学籍管理材料的日常收集和整理工作,与综合档案室共同督促、指导和检查学籍档案的归档整理,保证学籍档案质量。
第十一条  根据学籍档案的形成规律,遵循保持其有机联系和便于查考的原则,由各归档单位进行立卷归档。学籍表以班级为单位立卷,研究生学位材料以个人为单位立卷。
第十二条  学籍档案按教学档案的整理规则进行分类编号、编目、排序,执行《高等学校教学类档案工作规范》。
第四章  学籍档案的移交接收
第十三条  学籍档案由学校综合档案室负责验收和集中保管。各归档单位必须及时整理学籍管理文件材料,按时、完整地移交到综合档案室,任何单位和个人不得据为己有和随意处理。
第十四条  学籍档案归档单位应统一填写“档案移交目录”(见附表)。按学籍档案归档要求整理完毕、校验无误后,归档人员与接收人员签署“档案移交目录”,一式两份,一份归档保存,一份由归档单位自存。
第五章  附  则
第十五条  学籍档案的保管、利用按照《高等学校档案管理办法》、《高等学校教学类档案工作规范》中的相关规定执行。
第十六条  本实施细则自颁布之日起实施。
第十七条  本实施细则由学校综合档案室负责解释。