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校内规章  >>>  广东外语外贸大学印章档案工作规范
广东外语外贸大学印章档案工作规范
(2009年广外校[2009]31号印发)
 
第一章  总  则
 
第一条  为维护历史原貌,加强印章档案的规范化管理,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案工作规范》等有关法律法规,参照国家档案局制定的行业标准DA/T40-2008《印章档案整理规则》,结合本校实际和印章档案管理的特殊要求,制定本规范。
第二条  本规范所指印章档案是指在学校党务、政务及各项业务活动中形成的、已停止使用的,对国家、社会和学校有保存价值的、经过一定程序归档的印章。
第三条  学校印章档案是真实记录学校发展历史的特殊载体实物档案,它对研究学校机构设置、演变及鉴别历史文物的真伪等具有重要的凭证作用和参考价值。学校各机构及有关人员都有保护及将印章档案归档的义务。
 
第二章  印章档案的归档范围
 
第四条  停止使用的校级印章、学校法定代表人印章、学校各二级单位党政公章及文字说明。
第五条  其他有保存价值的印章及相关文字说明。
 
第三章  印章档案的归档质量要求
 
第六条  归档前应对印章进行价值鉴定,剔除无保存价值的印章(如严重破损和收发文等一般事务性工作使用的印章)。
第七条  无需归档的印章填写“印章销毁登记表”(附件1)后,由印章制发单位统一进行销毁,所填写的“印章销毁登记表”归档保存。
第八条  归档单位应对归档的印章进行清洗,所用清洗材料不应对印章有任何损伤。竹木类印章宜选用95%医用酒精;金属类印章宜选用煤油;矿物类(玉、石、玛瑙、翡翠等)、橡胶及塑料制品类(橡胶、橡皮、有机玻璃等)印章宜选用洗洁精;骨质类(骨、角、牙等)印章可选用95%医用酒精或洗洁精。
第九条  清洗印章时,应避免长时间浸泡和用力过猛,以防止印面老化和脱落。清洗干净的印章应放在通风处晾干,切勿暴晒或炙烤。
第十条  印模与归档印章一并归档。盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观;盖好印模后,应将印章清洁晾干后归档。
 
第四章  印章档案的整理
 
第十一条  综合档案室负责指导各归档单位按照“保持印章档案的历史原貌和有机联系,有利于保管,便于提供利用”的原则整理归档印章档案。
第十二条  印章档案的保管期限分为永久和定期(15年)。校级印章、学校法定代表人印章、学校各二级单位党政公章的保管期限为永久;其他印章的保管期限为定期。
第十三条  印章档案的分类编号。印章档案按保管期限、属性(机构、个人)分类,作为实物档案单独编档号,格式如下:印章档案代号(SW16)-保管期限(永久Y、定期D)-分类号(机构1、个人2)-印章枚号(最后一级类目,按流水号编制),
例:
SW16-Y-1.1-001
                   印章枚号
                   分类号(1.1为校级印章,1.2为各二级单位印章)
                   保管期限代号(永久)
                   印章档案代号(SW为实物档案代号,16为实物档案的印章类)
第十四条  印章档案的排序。印章档案按保管期限-分类号-印章枚号顺序组织排架,相同保管期限、相同类别的印章档案按废止时间排序。
第十五条  印文内容不论采用何种文字字体雕刻,必须用规范汉字标识。
 
第五章  印章档案的移交接收
 
第十六条  印章档案由学校综合档案室负责接收保管。各单位在启用新印章的同时,应按规定及时收集、整理、移交停止使用的印章。
第十七条  校级印章、学校法定代表人印章由党委办公室、校长办公室印章管理员负责归档;学校各二级单位党政公章由本单位印章管理员负责归档;其他有保存价值的印章由有关单位和个人负责归档。
第十八条  印章档案归档单位应统一填写“印章档案移交登记表”(附件2)。在将印章档案按归档质量要求整理完毕、校验无误后,归档人员与接收人员签署“印章档案移交登记表”。“印章档案移交登记表”一式两份,一份归档保存,一份由归档单位自存。
 
第六章  印章档案的保管
 
第十九条  印章档案必须单独装盒存放,由专人管理。钢印等特大型印章,可不装盒,直接排列上架。置于印章档案盒内的印模采用A4纸张,印模排列方式应与该盒内印章档案的排列方式一致,并标注档号。
第二十条  综合档案室负责编制印章档案目录,作为印章档案保管和检索的基本工具。
第二十一条  保管印章档案的适宜温度为14℃-24℃,相对湿度为45%-60%。综合档案室应确保印章档案的完整与安全,做好防光、防虫、防霉、防尘、防火及防盗等工作,定期对印章档案进行检查,发现问题后及时妥善处理。
 
第七章  印章档案的利用
 
第二十二条  因工作需要,经学校有关领导、印章原使用单位领导、综合档案室负责人联合签署书面利用意见后,学校有关部门、人员可以登记利用印章档案。
第二十三条  为确保印章档案的安全,印章档案一般不予外借。
第二十四条  任何单位和个人不得伪造、损毁、丢失、窃取或擅自使用印章档案,违者将追究相应的法律责任。
 
第八章  附  则
 
第二十五条  本规范自颁布之日起实施。
第二十六条  本规范由学校综合档案室负责解释。

附件:印章销毁登记表
附件:印章档案移交登记表