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档案实体分类编号方法
一、编制目的

  为了加强学校档案收集、整理、分类、鉴定、保管、编目、检索和统计的标准化和规范化,不断提高档案管理水平,更好地为学校和社会服务,根据国家教委办[1993]429号文发布的《高等学校档案实体分类法》,结合我校实际情况制定本方案。

二、分类原则

  档案实体分类以学校形成的全部档案为对象,在充分反映档案的形成规律和内容特点的前提下,确定同一实体分类体系,保持档案之间的有机联系。在分类中突出教学、科研档案在学校的中心地位和党政管理档案统率全局的作用,力求反映新时期高校职能活动的新情况、新特点。

三、类目设置及标识

  类目设置相对稳定,不受偶然因素、短期行为影响,在较长时期不随意改变。类目排列考虑学校档案记述和事物的本质属性和非本质属性的不同,严格按从总到分、从 一般到具体的原则划分。做到各类之间、各类相同级别之间的划分标准一致。下级类目的外延之和,等于上级类目的外延。同级类目之间界限清楚,不应交叉。
  一级类目的标识,采用类目名称前两个字汉语拼音的第一个字母。根据学校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十三个一级类目,其名称标识如下:
DQ(党群)  XZ(行政)  JX(教学)  KY(科研)  CP(产品生产与科技开发)  JJ(基建)  SB(设备)  CB(出版)  WS(外事)  CK(财会)  SX(声像)  SW(实物)  RW(人物)
  二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的规律和特点,结合档案记述反映的内容性质进行设置。二级类目的标识采用“双位制”,如:“综合”为“11”,其余二级类目依次是12,13……、99,带“0”的数字不用。
  三级类目根据档案管理的需要来决定是否使用,其标识方法、符号与二级类目相同。

四、档号的编制

  档号是存取档案的代号和排架的依据,必须反映学校档案的分类体系和物理位置。档案编号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即同一级类目内的档案不得设重号;方便插卷、插件,使其有充分扩展的余地,不能随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双重功能。
档号包括年度号、分类号、案卷号、件号(标识到文件级的,应在案卷号后加件号),其模式为:档号=年度号+分类号+案卷号(+件号)。其中,年度号由四位阿拉伯数字组成;分类号由一、二、三级类目的代号组成。
档号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制,具体格式为
年度-分类号-案卷号.件号,如2001-DQ11-1.0001表示2001年度党群综合类第一卷的第一件。其中的 “-”和“.”是连接符号,使用不同的档案管理软件,连接符号会有所不同。

五、档案实体分类表
 
(一)党群类
年度用档案自然形成的年度,分类号标识如下:
DQ11——党务综合(党委、党办、总支、直属支部综合材料)
DQ12——纪检
DQ13——组织
DQ14——宣传教育(包括学生思想政治工作)
DQ15——统战(包括民主党派材料)
DQ16——工会(包括双代会、妇女工作)
DQ17——团委(包括学生社团材料)
案卷号按最下位类目流水号,件号按类别使用流水号。

(二)行政类
年度用档案自然形成的年度,分类号标识如下:
XZ11——行政综合(含二级学院、系、中心、所等部门综合材料)
XZ12——人事(含师资培养、离退休工作)
XZ13——监察审计
XZ14——武装保卫
XZ15——总务后勤
XZ16——档案、图书、文博
XZ17——教育技术中心项目、校园网
案卷号按最下位类目流水号,件号按类别使用流水号。

(三)教学类
教学管理类用档案自然形成的年度,学籍表用学生毕业年度,分类号标识如下:
JX11——综合(包括优秀教学评奖、教学评估、学生运动会等材料)
JX12——学科与实验室建设(包括专业设置)
JX13——招生
JX14——学籍管理(包括学生奖惩材料)
(自2005年开设三级类目)
JX14.1——综合
JX14.2——研究生
JX14.3——本、专科
JX14.4——继续教育
JX15——课堂教学与教学实践
JX16——学位
JX16.6——研究生论文
JX17——毕业生
JX18——教材
JX19——成人教育
案卷号按最下位类目流水号,件号按类别使用流水号。

(四)科研类
综合类用档案自然形成的年度,项目、专著、译著等用其完成年度,分类号标识如下:
KY11——综合(包括科研经费管理、学术活动材料)
KY12——语言学(英文、东语、西语、商英、教育、继教学院)
KY13——经济学(经贸学院、国际经贸探索)
KY14——管理学(管理、政管学院)
KY15——中国文学(中文学院)、新闻传播
KY16——哲学(社科、宣传部、研究所)
KY17——法学(法学院)
KY18——国际问题研究(法学院)
KY19——理学(信息学院)
KY21——机关(管理类)
KY22——基地、研究所类(外国语言学及应用语言学研究中心、词典学研究中心、高教研究所、外国文学文化研究中心、国际经济贸易研究中心、非通用语种教学与研究中心)
KY23——艺术(艺术学院)
KY24——教学成果项目
三级类目的编号方式如下:项目号从11开始,如KY14.11、KY19.12;获奖、专著类从31开始,如KY12.31、KY12.32;教工专著、译著类从61开始,如KY21.61、KY21.62。
案卷号按最下位类目流水号,件号按类别使用流水号。

(五)产品生产与科技开发类
年度采用产品投入生产和科技开发的自然年度,分类号标识如下:
CP11——综合
CP[12]——按产品种类或项目设置类目
案卷号按最下位类目流水号,件号按类别使用流水号。

(六)基建类
综合管理类用档案自然形成的年度,工程项目类用竣工年度,分类号标识如下:
JJ11——综合
JJ11.[11]——非报建工程(对已建工程的维修、改造、扩容等)
(自2005年开设三级类目,工程项目号从11开始流水)
JJ[12]——按单项工程设置类目,工程项目号从12开始流水,大学城基建工程项目号从100开始流水。
案卷号按最下位类目流水号,件号按类别使用流水号。

(七)设备类
年度用设备购置的年度,分类号标识如下:
SB11——综合
SB[12]——按设备种类或型号设置类目,从12开始流水;南校区(大学城校区)设备类目号从101开始流水。
案卷号按最下位类目流水号,件号按类别使用流水号。

(八)出版类
年度用出版物的出版年度,分类号标识如下:
CB11——综合
CB12——报纸
CB13——刊物
CB14——书稿
CB15——音像
案卷号按最下位类目流水号,件号按类别使用流水号。

(九)外事类
年度用档案自然形成的年度(留学生学籍表用学生毕业年度),分类号标识如下:
WS11——综合
WS12——出国(境)
WS13——来校
WS14——国际合作与会议
WS15——外国留学生工作
案卷号按最下位类目流水号,件号按类别使用流水号。

(十)财会类
年度用档案自然形成的年度,分类号标识如下:
CK11——综合
CK12——会计报表
CK13——会计帐簿
CK14——工资凭证
CK15——工资清册(包括奖金、助学金)
案卷号按最下位类目流水号,件号按类别使用流水号。

(十一)声像类
年度用档案自然形成的年度,分类号标识如下:
SX12——照片
SX12.1——集体照、毕业照
SX12.2——各类活动照
SX13——录音带
SX14——录像带
SX15----磁盘
SX16----影视胶片
SX17----缩微胶片
SX19——光盘
案卷号按最下位类目流水号,件号按类别使用流水号。(SX12.1只标识到案卷级)

(十二)实物类
年度用档案自然形成的年度,分类号标识如下:
SW12——证书、奖状
SW13——奖牌(匾、章、杯、旗)
SW14——书画、题词
SW15——礼品、纪念品
SW16——印章
案卷号按最下位类目流水号,件号按类别使用流水号。

(十三)人物类
RW11——已故人员人事档案
RW[12]——按单个人物(主要为名人名师)设置类目,从12开始流水
案卷号按最下位类目流水号,件号按类别使用流水号。
 
(说明:以上十三大类中的实物类和人物类均属近年新增类别,还处于材料收集积累阶段,其分类方案为初定方案。)