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江苏太仓:互联网+ 让档案工作提质升级

 

江苏省太仓市档案馆  

   太者大也,太仓即大的粮仓。据说春秋时期,因吴王在此地设立粮仓而得名。太仓市位于江苏省东南部,南邻上海,距苏州市中心约50公里,面积810平方公里,其中水域面积173.9平方公里。东濒长江、地处长三角的太仓是名副其实的鱼米之乡,素有“锦绣江南金太仓”之美誉。太仓自古崇文重教,是一座历史悠久、文化繁荣、教育发达的江南名城,是明代著名航海家郑和七下西洋的起锚地、江南丝竹的发源地和娄东文化的发祥地。改革开放以来,太仓市经济社会持续快速发展,多年名列全国百强县(市)前10位,在2013年度全国中小城市综合实力百强县(市)中位居第四位。
    2013年10月全国数字档案馆(室)建设推进会在太仓召开,2014年2月江苏省数字档案馆(室)建设推进会暨现场培训班在太仓举办,除了这些大型会议外,近年来,太仓市档案馆每年接待全国档案界同行参观来访、学习交流达到100多次。是什么原因能吸引八方档案工作者不远千里、纷至沓来呢?
    表率与标杆
    太仓市档案馆同时拥有“太仓市政府信息公开查阅服务中心”“太仓市机关文档管理中心”“太仓市电子数据备份中心”3块牌子。
    2009年12月开放使用的档案馆新馆为单体5层结构,面积1.1万平方米,馆藏档案219个全宗22万余卷近30万件,是一个集信息传播、社会教育、文化交流、公众服务多功能于一体的现代化档案馆,共有干部职工28人。
    2010年6月,太仓市档案馆通过国家一级档案馆测评。2012年5月,晋升为江苏省首家5A级数字档案馆。2011年底,太仓在全国率先实现馆藏档案和全市进馆单位档案两个100%全文数字化。预计到今年年底,全市村级档案也将全面完成档案全文数字化工作,从而实现馆藏档案、进馆单位档案及村级档案3个100%全文数字化,为争创首家县级市国家示范数字档案馆创造了条件。2014年,太仓成功创建为全国社会主义新农村建设档案工作示范县。此外,市档案馆还先后荣获全国中小学档案教育社会实践基地、江苏省文明单位、江苏省青年文明号、江苏省档案工作先进集体等荣誉,在江苏省成为了样板。
    便民与惠民
    2012年开始,太仓市档案馆实行了一系列在全国也属于创新的举措,即在全市全部6个镇设立了民生档案基层查阅窗口,2013年延伸至部分村(社区)。2014年,在全市6个镇74个村实现全覆盖。市民只要持个人身份证,实现在自家门口免费查阅自己的民生档案信息,实现就地查阅、就地出证。这种档案馆、镇、村(社区)3级联动机制,进一步拉近了档案与百姓的距离,省去了个人查档的来回奔波,方便了群众的利用。
    此外,市档案局馆还和市人社局合作开展“民生档案查阅户户通”工程。只要百姓家中有电视机和联网的机顶盒,就可以足不出户,在线查阅自己的民生档案信息。如今,这一工程已实现婚姻、独生子女2个专题25万条档案自助查阅和远程出证功能。太仓人率先享受到科技发展给档案利用带来的便捷,切身感觉到政府服务效能的提升。
    资源与开发
    太仓市档案局馆以信息化建设为引领,在档案保管、利用、科研等方面取得重大进步。
    在档案保管方面,市档案局馆利用RFID(无线射频技术)加强对馆藏实体档案和数字档案的一体化安全管理,在馆藏每卷档案上粘贴RFID标签,实现“物联网”管理,对非正常出库档案可进行“五色五级”安全预警,确保档案保管安全。依托RFID技术,与合作单位开发研制了全国首台多功能档案盘库车,并投入库房应用。该盘库车通过读取RFID信号,可以自动清点档案数量,大大提高了档案盘库效率,这项技术获得国家知识产权局的专利认定。
    在档案利用方面,市档案局馆重新整合资源,2009年,通过建立机关文档管理中心,实现全市机关档案的集中统一管理。全市50多家机关每年移交的档案,通过数字档案馆室系统实现档案的在线归档、在线上传、在线利用,极大地方便了各部门间文件查找使用。同时,建立婚姻、出生证明、独生子女、二胎审批、学生学籍、拆迁、环保、残疾、优抚、住房公积金、公证、二轮土地承包、退伍士兵等52个民生档案专题数据库,档案馆查阅窗口实现了身份证登记、智能检索、全文打印、指纹确认等全程电子化查阅。
    在档案科研方面,市档案局馆先后承担国家级课题6个,省级课题6个,获各级各类奖项20多个。档案科研工作基本上做到了年年有立项,年年出成果。其中,《基于OAIS模型的县级数字档案馆的建设与核心技术的应用研究》《基于RFID的档案实时安全管理体系适用性研究》《实体档案馆与数字档案馆安全立体防范一体化研究》分别获得国家档案局优秀科研成果和科技项目三等奖。这些课题均来自于实践,依托于项目,既通过实际工作保障课题研究的现实价值,又通过科研成果促进整体工作稳步提升。太仓档案信息化工作得到了国家档案局领导的高度肯定。
    活力与平台
    一走进太仓市档案馆,就能感受到心齐、气顺、风正、劲足的工作氛围。这里35周岁以下人员占总人数的45%,研究生学历占18%,本科以上学历占95%。对新走上工作岗位的人员,市档案局馆要求必须先在一线进行锻炼。顾建新形象地称之为:“要先当服务员,再当指导员。”
    在干部选拔中坚持公开、公平、公正的干部选拔机制,实行中层干部轮岗和竞争上岗制度,推行能者上、平者让、庸者下,创造了顺畅、和谐的干部交流环境,畅通了档案干部的交流和提升渠道,激发了档案工作者的活力。
    在年轻干部培养中坚持以培训教育、压担锻炼、参与项目等形式搭建人才成长平台,创新开展了“今天我来当科长”“人人当保姆”“人人当教员”等活动,给全体人员提供锻炼和展示的平台。同时,定期由科室轮流承办各类业务比赛及文体活动,组织参与全市机关文体比赛,在活动中展现档案人员风采,增强队伍凝聚力。
    (本文照片由太仓市档案馆提供)
    原载于《中国档案报》2015年6月1日 总第2767期 第一版