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学籍档案归档要求
1.已毕业学生的学籍表和成绩单每年必须由教学单位和各培养单位整理并移交归档。该归档要求会随着学校教学管理的改革和实际工作的变化适时调整。

2.归档时间

  每届学生毕业后,其学籍表和成绩单需装订成册,于该学期的寒假前归档至档案馆的收集整理室。

3.整理要求

(1)每位学生的学籍表和成绩单各一份,以班级为单位组成册,同届、同专业、同一个人的学籍表和成绩单必须装订在同一册内,册内按班级、专业、学号依次排序。仅有学籍表或仅有成绩单的,也必须放入册内。延期毕业的,在其实际毕业的年度整理归档。
(2)成绩单上必须加盖学院和教务处(本科生)或研究生处(研究生)的公章(公章一定要清晰工整);学生的成绩变动情况必须一并归档,如补考、缓考、辅修成绩等信息。
(3)打印、盖章完毕后,将成绩单插入其对应的每位学生的学籍表后,与学籍表一同打孔装订成册(装订夹可到校文具仓领取),也可用棉线按三孔一线打孔装订,请勿自行用订书机装订或胶水粘贴。
(4)册内的每张有效页(含正反面,学籍表封面及无字的空白页除外)均需在其正面右下角、反面左下角的空白处标注页码,每册页码都从1开始,一册一个流水号。
(5)每册封面的学院、专业、年级、毕业时间等相关信息均需填写完整,并注明“本册共××页”,经办人要签名并加盖学院公章。装订成册后不应随意增减,如有增减,必须修改相应页码和页数。
(6)每册封二粘贴本册所有学生的相关信息。内容举例如下:


(页次是指该生学籍表在本册内的页码,如“张三”的学籍表在本册的第10页,“页次”栏请填写“10”)

(7)移交归档时必须办理移交手续,填写《档案移交目录》一式两份(档案馆网站下载),由本单位分管档案工作的院领导及经办人签名,并加盖公章。

(8)移交归档后的学籍表和成绩单如有修改或更新,请及时联系档案馆以确保存档内容的真实、完整和可靠性。


4.其他培养层次的学生在校期间形成的学籍、成绩、登记表、名单等各类材料根据教学管理的自然规律参照以上要求整理归档。