学校各单位：

根据《高等学校档案管理办法》、《广东外语外贸大学档案管理办法》（广外校[2016]31号）要求，2018年度党政等综合类材料的归档时间即将截止，请各单位兼职档案员及相关人员将本单位2018年度重要材料按事由分类整理，填写档案材料移交目录（见附件1）后尽快拿到档案馆存档（归档工作职责见附件2的第十一条、第十二条）；同时，请各教学单位按要求做好2019届毕业生学籍档案和毕业集体照的收集整理工作（学院整理归档要求详见附件3）；请各单位明确本单位的兼职档案员，相关工作分管领导及时督促相关人员做好此项工作，避免工作推诿和重要材料的流失。具体说明如下：

（一）各院系等教学单位2019届毕业生学籍表、成绩单、毕业集体照在该届学生毕业后的寒假前归档。（应届毕业生的该项档案均是毕业后的寒假前归档，2018届的已归档完毕。）

（二）科研、设备部门的项目材料在项目完成后2个月内归档，基建类档案在项目完成后3个月内归档；

（三）财会档案在财会部门保管期满后，于次年六月底前归档；

（四）重要活动的文件、照片、声像、实物等各类材料在事件结束后10个工作日内归档，因特殊原因无法按时归档的应提前与档案馆商议；

（五）其他各单位的2018年度档案在2019年6月底前归档。

（六）各单位负责归档工作的人员发生变化，请一定要做好工作交接。

（七）联系方式。

联系人：葛老师（北校区）、黄老师（南校区）

办公电话：36207005（北校区）、39328092（南校区）

地址：北校区行政楼219室、南校区行政楼122室

附件1、附件2可在档案馆网站下载。

档案馆

2019年6月17日

附件1： 《档案材料移交目录》

附件2： 《广东外语外贸大学档案管理办法》

附件3： 《2019届毕业生学籍表、成绩单、毕业集体照整理归档要求》