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关于文件材料整理归档的通知

学校各单位:


根据《高等学校档案管理办法》、《广东外语外贸大学档案管理办法》(广外校[2016]31号)要求,2018年度党政等综合类材料的归档时间即将截止,请各单位兼职档案员及相关人员将本单位2018年度重要材料按事由分类整理,填写档案材料移交目录(见附件1)后尽快拿到档案馆存档(归档工作职责见附件2的第十一条、第十二条);同时,请各教学单位按要求做好2019届毕业生学籍档案和毕业集体照的收集整理工作(学院整理归档要求详见附件3);请各单位明确本单位的兼职档案员,相关工作分管领导及时督促相关人员做好此项工作,避免工作推诿和重要材料的流失。具体说明如下:


(一)各院系等教学单位2019届毕业生学籍表、成绩单、毕业集体照在该届学生毕业后的寒假前归档。(应届毕业生的该项档案均是毕业后的寒假前归档,2018届的已归档完毕。)


(二)科研、设备部门的项目材料在项目完成后2个月内归档,基建类档案在项目完成后3个月内归档;


(三)财会档案在财会部门保管期满后,于次年六月底前归档;


(四)重要活动的文件、照片、声像、实物等各类材料在事件结束后10个工作日内归档,因特殊原因无法按时归档的应提前与档案馆商议;


(五)其他各单位的2018年度档案在2019年6月底前归档。


(六)各单位负责归档工作的人员发生变化,请一定要做好工作交接。


(七)联系方式。


联系人:葛老师(北校区)、黄老师(南校区)


办公电话:36207005(北校区)、39328092(南校区)


地址:北校区行政楼219室、南校区行政楼122室


附件1、附件2可在档案馆网站下载。



档案馆


2019年6月17日


 


附件1: 《档案材料移交目录》


附件2: 《广东外语外贸大学档案管理办法》


附件3: 《2019届毕业生学籍表、成绩单、毕业集体照整理归档要求》