关于开展“广外战疫记忆”档案归档和征集的通知

学校各单位、全体师生员工及校友：

新型冠状病毒肺炎疫情爆发以来，校内各单位及全体广外人积极投身疫情防控斗争中，形成了大量的文字、照片、音频、视频和实物等珍贵档案材料。为真实记录广外人恪尽职守、齐心协力、同舟共济抗击疫情的历史过程，确保广外疫情防控工作的珍贵记忆得以全面、完整保存，请校内各单位认真做好此次疫情防控工作档案的收集、整理和归档工作，参考以下征集内容组织本单位的疫情防控工作档案的归档工作。

同时，档案馆面向校内各单位、师生员工及校友广泛征集以“广外战疫记忆”为主题的档案材料。现将征集的有关事项通知如下：

一、征集对象

1.校内各单位。

2.全校师生员工及校友，包括离退休人员、疫情防控一线工作人员、捐款捐物爱心人士、疫情亲历者、真实记录疫情的普通员工等。

二、征集内容

1.反映我校各单位参与疫情防控工作的真实记录。如：我校疫情防控工作的决定、方案、应急预案、领导讲话、会议资料；有关疫情防控工作的计划、报表、形势研判、通报、总结、简报、大事记；参与国家、省市疫情防控工作的记录资料；进行卫生检疫、交通管控和封闭管理的文件材料；接受社会捐赠情况、资金和物资使用方案等文字材料；与境外就疫情防控工作开展交流、合作形成的材料；各单位与疫情防控相关的其他特色工作文件材料等。

2.反映我校科研团队或个人在疫情防控工作中形成的研究成果、创新举措的材料。如：调研报告、研究数据、科研成果及过程性记录材料等。

3.反映我校各单位、师生、校友在疫情防控工作中推出的有力举措、创新做法，涌现的先进典型和突出事迹等有关记录。如：表彰材料、请战书、工作照片、志愿服务凭证、捐赠物资凭证、防护工具等。

4.反映我校师生、校友参与疫情防控工作的宣传报道资料。如：我校师生在各类新闻媒体、自媒体、社交媒体上发布的有意义的新闻、照片、直播、微电影等宣传报道资料与纪实性资料。

5.我校师生、校友创作的以疫情防控工作为主题的各类作品，如：书画、篆刻、手工、文学作品、音乐作品、摄影、摄像等。

6.其他与我校相关的反映疫情防控工作，具有保存价值的文字、图表、照片、音频、视频、实物等原始记录。

三、征集档案的类型

档案类型包括文字、图表、照片、音频、视频、实物、网页、社交媒体等各种载体和形式的资料。

四、征集要求

1.所有档案必须是真实的原始记录，最好为原件。创作的作品必须是原创作品。

2.照片、音频、视频、实物等原则上应注明主题、作者、简介、时间、地点、人物等基本的背景信息及其他应说明的有价值的信息。

3.照片、音频、视频文件应主题鲜明、内容完整、播放流畅、音质和画质清晰，未经后期处理，不裁剪、不压缩存储。

4.所有档案必须注明捐赠者姓名、单位、联系方式、是否能公开利用等基本信息。

五、征集方式

1.个人、社会人士或团体以自愿捐赠为主，并积极提供相关见证物或档案征集线索。

2.征集到的档案按档案移交办法办理相关手续和交接凭据，捐赠者享有对捐赠档案的优先使用权。档案馆将根据所征集档案的数量、内容，编制“广外战疫记忆”档案专题。

六、联系方式

档案馆收集整理室电话：020-36207005

档案接收邮箱：84769345@qq.com

通讯地址：广东省广州市白云区白云大道北2号广东外语外贸大学档案馆

邮政编码：510420

广东外语外贸大学档案馆

2020年3月27日