学校各单位：

根据《高等学校档案管理办法》、《广东外语外贸大学档案管理办法》（广外校[2016]31号）要求，请各单位将本单位2020年度形成的重要文件材料按事由分类整理，填写档案材料移交目录（见附件1）后尽快拿到档案馆存档（归档工作职责见附件2的第十一条、第十二条）；同时，请各单位明确本单位的兼职档案员，相关工作分管领导应及时督促相关人员做好此项工作，避免工作推诿和重要材料的散失。具体说明如下：

（一）2020届毕业生学籍表、成绩单、毕业集体照本应在上学期寒假前归档，请还没完成归档工作的各教学单位务必于6月16日前将此类档案整理好后拿到档案馆存档（整理归档要求详见附件3，2021届毕业生材料可参照此要求提前整理）；

（二）科研、设备部门的项目材料在项目完成后2个月内归档，基建类档案在项目完成后3个月内归档；

（三）财会档案在财会部门保管期满后，于次年六月底前归档；

（四）其他各单位在2020年度形成的重要文件材料（包括文件、照片、音视频、实物等）请按事由分类整理务必于6月底前归档，电子版可刻录光盘归档；

（五）各单位负责归档工作的人员发生变化，请一定要做好工作交接；

（六）联系方式。

联系人：葛文洁（北校区）、黄瑞霞（南校区）

办公电话：36207005（北校区）、39328092（南校区）

地址：北校区行政楼219室、南校区行政楼122室

档案馆

2021年6月8日

附件1：《档案材料移交目录》

附件2：《广东外语外贸大学档案管理办法》

附件3：《毕业生学籍表、成绩单、毕业集体照整理归档要求》