学校各单位：

为全面保存学校60周年校庆工作历程与成果，确保校庆档案完整、安全和有效利用，更好地传承学校历史文脉，服务于学校未来发展，现就校庆档案归档工作有关事项通知如下。

一、归档内容

校庆档案主要指校庆筹备、举办、总结等完整过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、照片、音像、实物等不同形式的历史记录，主要包含以下类别：

(一)文书档案

校庆各类活动相关的计划、请示、批复、决定、方案、通知、公告、会议记录、纪要、简报、总结、议程、讲话稿、各类嘉宾名单、贺电贺信、合同、协议、报纸、期刊、宣传画册、展览文案、系列丛书等材料。包含纸质、电子文档、扫描件等各种形式。

(二)声像档案

各类宣传片，讲座、学术会、报告会、纪念会等重要活动的音频、视频、照片。

（三）实物档案

校庆纪念品、书画、题词、签名簿、题名录及其他具有保存意义和重要价值的实物等。

（四）网页信息和社交媒体

专题网站，校外媒体对校庆活动的相关报道，各类社交平台发布的相关文章、短视频等。

（五）其他归档材料

具有历史意义的其他材料，校庆期间师生、校友等各界人士捐赠、补充的史料和实物等。

二、归档要求

1.各单位应安排专人负责校庆档案归档工作，注重平时收集积累，确保材料齐全、分类清晰、保管有序、整理及时，并集中移交归档。

2.按事件梳理材料，每个事件的材料相对集中排序，电子材料按事项建立文件夹。时间、地点、人物、事件内容等标注清晰，梳理完成后形成归档材料清单，即填写《档案材料移交目录》（见附件，也可在档案馆网站下载）。《档案材料移交目录》一式两份，签字、盖章，归档单位和档案馆各存一份作为归档凭据。

3.归档材料要求齐全、完整、系统，信息准确、详实。

4.电子材料可通过移动硬盘、U盘、网盘等方式拷贝移交。移交文件尽量为原始文件。网页信息电子版应包含：文字稿、所使用的原始图片、网址信息、离线保存的网页；宣传画册、展览文案电子版应包含：预印版图片、终版的原始设计稿件及所使用的素材材料；电子照片、音视频电子文件，尽量提交原始高清版；电子扫描件，扫描模式应为彩色模式、分辨率需达到300dpi。

4.为防止材料散落遗失，请于2025年12月30日前完成此项工作。

三、归档地址及联系方式

纸质及实体档案移交：

白云山校区行政楼219室：36207005（内线7005），葛文洁

大学城校区校办公楼122室：39328092（内线8092），高男

电子载体档案移交：

白云山校区第一教学楼南楼116室：36206226（内线6226），赖雯

附件：档案材料移交目录

                                            档案馆

                                   2025年11月14日