学校各单位：

根据《高等学校档案管理办法》、《广东外语外贸大学档案管理办法》等要求，请各单位及时整理本单位重要材料，填写档案材料移交目录（见附件1），尽快将材料拿到档案馆存档；相关工作分管领导应及时督促相关人员做好此项工作，避免工作推诿和重要材料的散失。具体说明如下：

（一）2026届毕业生教学档案于本年度内归档至档案馆：学籍表、成绩单、毕业集体照由各教学单位和培养单位整理归档，整理要求详见附件2；学位材料、毕业生名册、在校生名册、学籍异动情况汇总表等材料分别由教务部和研究生院按常规整理归档。

（二）各单位在2025年度形成或往年留存的其他类的重要文件材料（包括文件、照片、音视频等）请按事由分类整理，务必于6月23日前归档至档案馆。

（三）各单位负责归档工作的人员发生变化，请一定要做好工作交接。

（四）联系方式。

联系人：葛文洁（白云山校区）、高男（大学城校区）

办公电话：36207005（白云山校区）、39328092（大学城校区）

地址：白云山校区行政楼219室、大学城校区办公楼122室

档案馆

2026年5月18日

附件1：《档案材料移交目录》

附件2：《毕业生学籍表、成绩单、毕业集体照整理归档要求》