广东外语外贸大学档案管理办法
2018-07-03
广东外语外贸大学档案管理办法
（2016年6月修订）
第一条 为提高学校档案工作的规范性和科学性，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及其实施办法、《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 学校在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，均属学校档案。
第三条 档案工作是学校重要的基础性工作之一，应纳入学校整体发展规划；学校各单位应加强对本单位档案工作的管理。
第四条 学校档案工作由校长领导,其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，主持审定学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）主持审定档案工作的机构体制、人员编制、库房、所需设备、经费和其他重要事项。
第五条 分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第六条 学校成立档案工作委员会。
（一）档案工作委员会成员由学校相关单位的主要负责人组成，设主任、副主任、秘书各1人。
（二）档案工作委员会的主要职责是贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，审核学校档案工作规划和规章制度，研究学校档案工作的重大事项，协调、部署、指导、监督、检查全校档案工作的开展情况。
第七条 学校档案馆（以下简称“档案馆”）是保存和提供利用学校档案的专门机构，由广东省教育行政部门主管，接受广东省档案行政部门的业务指导、监督和检查。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是档案馆的分支机构。
档案馆的基本职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，综合规划全校档案工作，制定相关规章制度，并负责贯彻落实；
（二）负责接收（征集）、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（三）编制检索工具和参考资料，开发档案信息资源；
（四）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（五）开展档案利用工作；
（六）负责对学校各单位的档案工作进行监督、检查和指导，开展档案工作人员的业务培训；
（七）开展档案宣传和教育活动，研究、宣传校史，负责校史馆的管理；
（八）开展档案学术研究和交流活动；
（九）完成学校交办的其他任务。
第八条 学校各单位可根据需要设立本单位的档案室，并按要求向档案馆移交档案目录及应归档的档案；其中具有独立法人资格的单位必须设立档案机构和人员，负责管理本单位形成的具有保存价值的档案材料。
第九条 学校专职档案工作人员应遵纪守法，热爱档案事业，忠于职守，具备一定的档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十条 档案馆专职档案工作人员编制数量由学校根据档案数量和工作任务确定，实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇，并按照有关规定予以特殊岗位补助。
第十一条 学校各单位应有1名负责人分管本单位的档案工作，对本单位各类档案的收集、整理、移交归档工作进行督促和检查，并配备相对稳定的专职或兼职档案员。
第十二条 学校各单位专职或兼职档案员的工作职责应纳入其岗位职责，其基本职责是：
（一）认真贯彻执行党和国家关于档案工作的法规、政策，执行学校档案工作的各项规章制度。
（二）做好本单位各类材料的日常积累和保管，及时收集、整理、立卷，确保材料的完整性和系统性，按规定移交至档案馆；对无需移交的、本单位自存的材料，应做好日常管理和利用工作。
（三）按要求参加档案工作业务学习和相关活动，接受档案馆的检查和指导；积极参与学校档案事业建设，对档案工作提出意见和建议。
（四）岗位调整时，应做好交接工作。
第十三条 学校档案工作实行“三纳入”“四同步”，即纳入工作计划和规划，纳入管理制度，纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十四条 学校档案工作实行由文件材料形成单位、课题组归档的制度。各单位负责档案工作的专职或兼职档案员应按文件材料的自然形成规律，及时收集、系统整理、制作目录，交由本单位分管领导审核后移交档案馆；其中，科研项目档案由各单位及项目负责人收集整理后报送至科研处，科研处审核完毕后，整理立卷，移交档案馆。
第十五条 个人在从事教学、科研和管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按规定归档，任何个人和单位不得据为己有。
提倡个人向学校捐赠在非职务活动中形成的、与学校有关的、有重要保存价值的各类档案史料。档案馆应积极开展与学校相关的档案史料征集工作，根据需要制定专门的制度和办法。
第十六条 机构撤销、合并和人员调动、退休时，必须办理档案交接手续，不得私自带走和销毁档案材料，应主动将应归档的文件材料移交本部门的专职或兼职档案员归档。本部门档案工作负责人和专职或兼职档案员也应主动提请其将所保存的文件材料归档，以维护学校历史记录的完整性。
第十七条 上报重要科研成果、验收重要基建工程以及精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在20万元以上）开箱，有关单位应会同档案馆对应归档的文件材料加以审查，凡归档材料不完整、不齐全的项目，学校应不予验收或上报成果。
第十八条 学校各单位归档的文件材料应符合下列要求：
（一）文件材料质地优良、书绘工整、声像清晰、齐全完整，不使用铅笔、圆珠笔书写，印章及签名清楚、规范，如有破损应予以修复并复印，将修复的原件与复印件一并归档；
（二）归档的文件材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式，电子文件及特殊载体档案必须与相对应纸质文件材料同步归档。电子文件的归档要求按照上级有关电子文件归档与管理的相关规定执行；
（三）归档的文件材料应遵循其形成规律，保持材料之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷，制作目录。
第十九条 归档类别及主要内容：
学校各单位在工作中形成的，对学生、学校和社会有保存价值的各种载体的记录均属归档范围。根据内容的不同，学校档案主要分为以下类别，并根据文件材料的形成状况适时增减类别。
（一）党群类：学校党委、纪检监察、组织、宣传、统战、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校发布的有关党群管理的文件材料。
（二）行政类：学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；校友会、董事会、基金会材料；校史、校庆工作材料；人事、审计、武装保卫、后勤、档案、图书等工作材料；上级机关与学校发布的有关行政管理的材料。
（三）教学类：综合管理、学科专业建设、招生、学籍、成绩、学位、毕业生、教材等反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料及相关上级来文，包括研究生、本科、成人教育、培训等各个层次的教学管理。
（四）科研类：科研综合管理、科研项目材料（申报立项、研究过程、结项成果、获奖等）及相关上级来文。
（五）基本建设类：基建综合管理、工程项目材料及相关上级来文。
（六）仪器设备类：作为学校固定资产的仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料、招投标材料、采购材料；相关上级来文。
（七）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（八）出版物类：学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等；相关上级来文。
（九）外事类：学校有关人员出国（境），境外人员的聘请和来访、国际合作与交流活动，留学生等材料；相关上级来文。
（十）财会类：财会综合管理材料及各类会计报表、帐簿、凭证、工资清册等及相关上级来文。
（十一）人物类：已故人员档案、名人档案等。
（十二）教职工人事档案：学校教职工个人经历和从事教育、科研及学校管理等社会实践的记录，如：履历表、职工登记表、自传；入职、调动、外出进修学习时的鉴定、成绩表；任免、考核、考绩、晋升技术职务、学位、转正定级、调资级别、入党、入团材料、奖励处分等材料。
以上内容中的特殊载体和特殊记录形式的档案分为以下类别：
（一）声像类：学校各项工作中形成的照片、音视频及其相应的文字说明，以及幻灯片、磁盘、影视胶片、微缩胶片、光盘等。
（二）实物类：各类校级以上（不含校级）的证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、书画、纪念品等，以及废止印章。
第二十条 归档时间：
学校各单位应当在次年六月底前归档，其中：
（一）各院系等教学单位在次年寒假前归档；
（二）科研、设备部门的项目材料在项目完成后2个月内归档，基建类档案在项目完成后3个月内归档；
（三）财会档案在财会部门保管期满后，于次年六月底前归档；
（四）重要活动的文件、照片、声像、实物等各类材料在事件结束后10个工作日内归档，因特殊原因无法按时归档的应提前与档案馆商议。
第二十一条 归档手续：
档案移交时必须办理验收和交接手续。归档单位填写移交目录一式两份，签名盖章后双方各执1份。档案馆负责检查验收，不符合要求的，档案馆拒绝接收，归档单位应限期改正补交。
第二十二条 学校档案由档案馆集中统一管理，特殊类别和特殊载体档案可另设室管理。
第二十三条 档案馆应对进馆档案进行整理、分类、编号、排列上架和统计，编制检索工具，并按档案保管要求，采用相应的保护技术保管，建立健全库房管理制度，落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防磁、防高温、防强光等措施，控制库房温湿度，确保档案安全。
第二十四条 档案馆应定期对库存档案和资料进行鉴定，对到期的或无保存价值的档案和资料提出销毁建议，经学校有关部门和领导批准后，予以销毁。
第二十五条 档案馆应认真执行档案统计年报制度，定期对档案的接收、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行检查和统计，并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第二十六条 档案馆要不断改进和完善管理工作，建立各种检索数据库，逐步开展纸质档案数字化工作，推进档案信息化建设。
第二十七条 学校档案工作经费应列入学校预算，保证档案管理的需求，并设立专项经费，用于档案信息化建设，将档案信息化建设纳入学校信息化建设规划。
第二十八条 学校应根据馆藏档案的数量和质量，为各类档案的管理提供专用的、集中的、符合现代化档案管理要求和档案馆建筑标准的库房，以及办公和查阅档案的场所及设施，电子等特殊载体档案及密件应配置专用的必要设施保管。
第二十九条 档案馆应编制各种必要的检索工具和参考资料，手工检索和计算机检索相结合，做好提供利用服务和档案宣传工作，提高档案利用率，充分发挥档案的作用。
第三十条 凡持有效证明或介绍信和证件的校内外单位和个人在履行登记手续后，均可利用属开放范围的档案；境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第三十一条 利用不属开放范围或限制使用的档案，应办理利用登记手续，由档案形成单位和档案馆负责同志审批。
第三十二条 加盖档案馆印章的档案复制件，与原件具有同等效力；如需借出原件（密件不外借），应办理借出登记，重要档案的借出要经档案馆馆长审批，借出时间一般不超出一星期，到期未还者应及时办理续借手续。
利用者应对档案的保密、安全和完整负责，按时归还，不得转借他人，不准带到公共场所，不得污损、涂改、折叠、拆卷或丢失，违者将根据《档案法》等有关规定予以处理。
第三十三条 档案馆应为校内外组织或个人利用档案创造条件。校外组织或个人用于公益目的的利用及校内师生员工的利用，不得收取费用；校外组织或个人用于个人或商业目的的，可按照有关规定合理收取档案认证等费用。社会组织或个人利用其移交或捐赠的档案，档案馆应无偿并优先提供利用。
第三十四条 档案馆应按国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或个人无权公布学校档案。
第三十五条 学校档案属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家和单位秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第三十六条 有下列事迹之一的单位和个人，由学校给予表彰和奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理中做出显著成绩的；
（三）在档案学及档案史料研究中做出重要贡献的；
（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十七条 对违反《档案法》及相关法律法规的行为或有下列行为之一的，学校可依法对直接负责的主管人员和其他直接责任人给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规和学校有关档案管理规章制度的行为。
第三十八条 本办法由档案馆负责解释。
第三十九条 本办法自公布之日起实施，《广东外语外贸大学档案管理办法》（广外大校〔2004〕21号）同时废止，其他相关文件有与本办法不一致的，以本办法为准。