1.重要活动档案是指学校各单位或个人在与学校相关的、具有重大影响或较大规模的活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的文字、照片、录音、录像、电子文件、标志性实物等不同载体和形式的历史记录。

2.重要活动的主办或承办单位在活动计划和筹备阶段就必须将活动材料的归档工作纳入计划、规划或方案，并指定专人负责；如活动涉及面广、筹备时间长、活动内容多，可指定多人分担、专人负责汇总归档；必要时，可联系档案馆商定归档方案。

3.指定的负责人应认真履行职责，主动关注活动进程、收集材料、抓拍重要场景，及时整理归档；对不可移动的大件实物或另作他用的实物要拍照归档并附说明或登记册；工作中如有疑问，可向档案馆咨询。

4.在开展重要活动的过程中，各单位应注意各类材料形成的规范性，文字、图表、印章、签名、照片等应清晰明了，并尽量保持纸张的干净整洁和无破损，不使用铅笔、圆珠笔签阅材料；电子文件与纸质文件需同时归档；照片等声像材料应注意记录时间、地点、事由、主要人物及其他需要记录的、有意义的事项；归档电子照片须是未裁剪过的、可再利用的原始照片，重要的、具有代表性的电子照片应冲洗成纸质照片，与电子照片同时归档。

5.重要活动档案应及时归档。活动结束之日起10个工作日内由活动主办或承办单位归档；因特殊原因需延期归档的，须告知档案馆延期原因及期限；无故逾期未归档的，档案馆将发送归档通知单催交；催交后仍未归档的，该通知单将作为未归档的凭据存档。