（2009年广外校[2009]31号印发）
第一章 总 则
第一条 为维护历史原貌，加强印章档案的规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案工作规范》等有关法律法规，参照国家档案局制定的行业标准DA/T40-2008《印章档案整理规则》，结合本校实际和印章档案管理的特殊要求，制定本规范。
第二条 本规范所指印章档案是指在学校党务、政务及各项业务活动中形成的、已停止使用的，对国家、社会和学校有保存价值的、经过一定程序归档的印章。
第三条 学校印章档案是真实记录学校发展历史的特殊载体实物档案，它对研究学校机构设置、演变及鉴别历史文物的真伪等具有重要的凭证作用和参考价值。学校各机构及有关人员都有保护及将印章档案归档的义务。
第二章 印章档案的归档范围
第四条 停止使用的校级印章、学校法定代表人印章、学校各二级单位党政公章及文字说明。
第五条 其他有保存价值的印章及相关文字说明。
第三章 印章档案的归档质量要求
第六条 归档前应对印章进行价值鉴定，剔除无保存价值的印章(如严重破损和收发文等一般事务性工作使用的印章)。
第七条 无需归档的印章填写“印章销毁登记表”(附件1)后，由印章制发单位统一进行销毁，所填写的“印章销毁登记表”归档保存。
第八条 归档单位应对归档的印章进行清洗，所用清洗材料不应对印章有任何损伤。竹木类印章宜选用95%医用酒精；金属类印章宜选用煤油；矿物类（玉、石、玛瑙、翡翠等）、橡胶及塑料制品类（橡胶、橡皮、有机玻璃等）印章宜选用洗洁精；骨质类（骨、角、牙等）印章可选用95%医用酒精或洗洁精。
第九条 清洗印章时，应避免长时间浸泡和用力过猛，以防止印面老化和脱落。清洗干净的印章应放在通风处晾干，切勿暴晒或炙烤。
第十条 印模与归档印章一并归档。盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观；盖好印模后，应将印章清洁晾干后归档。
第四章 印章档案的整理
第十一条 综合档案室负责指导各归档单位按照“保持印章档案的历史原貌和有机联系，有利于保管，便于提供利用”的原则整理归档印章档案。
第十二条 印章档案的保管期限分为永久和定期（15年）。校级印章、学校法定代表人印章、学校各二级单位党政公章的保管期限为永久；其他印章的保管期限为定期。
第十三条 印章档案的分类编号。印章档案按保管期限、属性（机构、个人）分类，作为实物档案单独编档号，格式如下：印章档案代号（SW16）－保管期限（永久Y、定期D）－分类号（机构1、个人2）－印章枚号（最后一级类目，按流水号编制），
例：
SW16-Y-1.1-001
印章枚号
分类号（1.1为校级印章，1.2为各二级单位印章）
保管期限代号（永久）
印章档案代号（SW为实物档案代号，16为实物档案的印章类）
第十四条 印章档案的排序。印章档案按保管期限－分类号－印章枚号顺序组织排架，相同保管期限、相同类别的印章档案按废止时间排序。
第十五条 印文内容不论采用何种文字字体雕刻，必须用规范汉字标识。
第五章 印章档案的移交接收
第十六条 印章档案由学校综合档案室负责接收保管。各单位在启用新印章的同时，应按规定及时收集、整理、移交停止使用的印章。
第十七条 校级印章、学校法定代表人印章由党委办公室、校长办公室印章管理员负责归档；学校各二级单位党政公章由本单位印章管理员负责归档；其他有保存价值的印章由有关单位和个人负责归档。
第十八条 印章档案归档单位应统一填写“印章档案移交登记表”（附件2）。在将印章档案按归档质量要求整理完毕、校验无误后，归档人员与接收人员签署“印章档案移交登记表”。“印章档案移交登记表”一式两份，一份归档保存，一份由归档单位自存。
第六章 印章档案的保管
第十九条 印章档案必须单独装盒存放，由专人管理。钢印等特大型印章，可不装盒，直接排列上架。置于印章档案盒内的印模采用A4纸张，印模排列方式应与该盒内印章档案的排列方式一致，并标注档号。
第二十条 综合档案室负责编制印章档案目录，作为印章档案保管和检索的基本工具。
第二十一条 保管印章档案的适宜温度为14℃－24℃，相对湿度为45％－60％。综合档案室应确保印章档案的完整与安全，做好防光、防虫、防霉、防尘、防火及防盗等工作，定期对印章档案进行检查，发现问题后及时妥善处理。
第七章 印章档案的利用
第二十二条 因工作需要，经学校有关领导、印章原使用单位领导、综合档案室负责人联合签署书面利用意见后，学校有关部门、人员可以登记利用印章档案。
第二十三条 为确保印章档案的安全，印章档案一般不予外借。
第二十四条 任何单位和个人不得伪造、损毁、丢失、窃取或擅自使用印章档案，违者将追究相应的法律责任。
第八章 附 则
第二十五条 本规范自颁布之日起实施。
第二十六条 本规范由学校综合档案室负责解释。
印章销毁登记表.doc 印章档案移交登记表.doc
