毕业生学籍表、成绩单、毕业集体照整理归档要求

（档案馆 2025年5月）

1. 毕业生包括本科生、研究生及其他各培养层次的学生，所有材料只需归档一份原件，均由各教学单位和培养单位按要求整理完毕后尽快归档移交至档案馆。

2. 学籍表、成绩单。不能用铅笔、圆珠笔填写，填写的信息要准确无误；系统导出打印的学籍表和成绩单必须加盖教学单位和教学管理单位（教务部或研究生院）的公章，公章一定要清晰工整；补考、缓考等成绩变动记录要一并记录归档。

3. 组卷。成绩单插入其对应的每位学生学籍表反面（切勿用胶水粘贴），以班级为单位组成一册，即每班一卷。卷内按学号排序。仅有学籍表或仅有成绩单的，也必须放入册内。延期毕业的，在其实际毕业的年度整理归档。

4. 编写页码。卷内每张有效页均需在其正面右下角、反面左下角的空白处用签字笔标注页码（空白页除外），每卷页码都从 1 开始（每卷从封面开始编页码），一卷一个流水号。

5. 填写封面。每卷封面按教务部或研究生院的要求领取或打印。封面上的学院、专业、年级、毕业时间等相关信息均需填写完整。

6. 装订。请勿自行用订书机装订或胶水粘贴。每卷用燕尾夹按页码顺序整齐夹好，也可每卷打孔装订，装订夹可到学校文具仓领取。

7. 毕业集体照。纸质版和电子版均需归档，电子版直接发到档案馆葛文洁老师办公邮箱。每张合影背面要附与合影中人物一一对应的名单。请负责毕业集体照的辅导员或其他相关人员及时将照片交给兼职档案员。如因特殊原因，当年没有组织拍摄毕业照，请在《档案材料移交目录》上备注。

8. 移交归档。填写《档案材料移交目录》一式两份（可在档案馆网站下载），由本单位分管档案工作的领导及经办人签名，并加盖公章。交接双方各执一份，作为归档凭据。